Zwei Sekretärinnen im Dienst der Kirche

Cornelia Koch (links) und Daniela Hürlimann (rechts) berichten über ihre Arbeit im Pfarramt. (Bild: Kath. Thalwil)

Ohne sie läuft nichts: Cornelia (Connie) Koch und Daniela Hürlimann, unsere zwei Sekretärinnen im Pfarramt, sind oft die ersten Ansprechpersonen für Menschen aus der Pfarrei. Sie koordinieren Termine, beantworten Anfragen, behalten den Überblick über das Kirchengeschehen und schaffen im Hintergrund die Voraussetzungen dafür, dass Seelsorge sichtbar und wirksam wird. Im Interview sprechen sie über ihre Aufgaben, Herausforderungen – und darüber, was sie persönlich motiviert, für die Kirche da zu sein.

Redaktion: Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei euch aus?

Connie: Da würde ich sagen, einen typischen Arbeitstag gibt es bei uns nicht wirklich. Jeder Tag unterscheidet sich merklich voneinander. Ich freue mich immer, die knarrende, alte Treppe bis zur Eingangstür des Sekretariats hinaufzusteigen, die Bürotür zu öffnen und meinen Arbeitsplatz zu betreten. Der Computer wird angeschaltet, das Pendenzenmäppchen zurechtgelegt, die Kikartei [Planungsprogramm, Anmerkung der Redaktion] gestartet, Mails gecheckt und die Raumplanung vor Augen geführt. Was steht heute und in den kommenden Tagen an? Habe ich dringende Pendenzen? Doch noch bevor man sich wirklich vertiefen kann, klingelt das Telefon, es klopft an der Tür oder jemand steht vor dem Sekretariat und klopft ganz sachte mit einem Anliegen… und der Arbeitstag nimmt seinen Lauf.

Daniela: Gibt es ihn überhaupt?  Da wir in vielen Belangen die erste Anlaufstelle sind, wird unser Arbeitsablauf oft von aussen bestimmt. Tendenziell ist es so, dass ich morgens prioritär für die Mitarbeitenden und Pfarreiangehörigen zum Beantworten von Telefonaten und E-Mails, Türdienst oder für persönliche Begegnungen da bin. Komplexe Aufgaben, für die ich Ruhe brauche, verschiebe ich auf die Nachmittage, wenn weniger Leute im Haus sind.

Welche Aufgaben übernehmt ihr im Pfarramt?

Connie: In erster Linie sind wir dazu da, unserem Pfarrer bei alltäglichen Belangen den Rücken freizuhalten. Zu den Aufgaben, die dabei anfallen, gehören unter anderem: die Terminkoordination rund um die Pfarrei, die Erstellung des Liturgieplans, die Kollektenübersicht, das Totengedenken, die Organisation von Aushilfen, Rechnungsstellungen, die Planung von Lektoren- und Ministranteneinsätzen, das Verfassen von Protokollen für verschiedene Gremien, die Koordination von Versänden, das Aktualisieren und Pflegen der Datenbank mit all ihren Gruppierungen, die Unterstützung in der Katechese, wie die Zuteilung der Klassen und Raumzuweisungen, das Bereitstellen und Aktualisieren von Flyern und Infos, sowie die Koordination des monatlichen Forums. Hinzu kommen Abklärungen mit und für Dritte, Bestellungen, Inserate, Auskünfte am Telefon und für Passanten – um nur einige Aufgaben zu nennen. Ist eine von uns Sekretärinnen nicht vor Ort, übernehmen wir auch gerne die Aufgaben der Kollegin, denn es ist wichtig, dass wir jederzeit füreinander einspringen können. Nie hätte ich gedacht, dass die Aufgaben im Pfarreisekretariat so vielseitig sind. Eventplanung pur, sage ich immer!

Daniela: Neben den allgemeinen Sekretariatsarbeiten bin ich für die Kasualien zuständig. Das heisst, ich bearbeite u. a. die Taufen, Abdankungen und Eheschliessungen. Damit verbunden sind die Einträge in die jeweiligen Bücher, die immer noch handschriftlich gemacht werden und die Meldungen an auswärtige Pfarrämter. Weitere Aufgaben, die in mein Ressort fallen sind Buchhaltung, Bearbeitung der Kirchenaustritte, Wiedereintritte und Konversionen, das Führen von Statistiken sowie das Pfarreiarchiv.

Was sind aus eurer Sicht die grössten Herausforderungen in eurem Arbeitsalltag?

Connie: Konzentriert arbeiten zu können, ist oft eine Herausforderung. Es ist häufig ein Kommen und Gehen, was unseren Alltag zweifellos spannend macht. Mit einem Pensum von 50 %, wie in meinem Fall, ist es nicht immer einfach, die Vielzahl an Aufgaben unter einen Hut zu bringen.

Daniela: Ich habe immer einen Plan, wie ich die Arbeiten verrichten möchte und der auch funktioniert, solange ich allein im Haus bin 😊 Das Schöne ist, dass wir eben nicht einfach Sachbearbeiterinnen sind, sondern für die Menschen da sind. Dies fordert von uns ein hohes Mass an Flexibilität und Bereitschaft. Wenn es überall brennt, macht man wie ein Samariter Triage. Eine Herausforderung kann dabei sein, nicht immer nur barmherzige Samariterin zu sein, sondern in gewissen Situationen auch «Nein» sagen zu können. Strukturen erkennen und eine gesunde Abgrenzung sind wichtig.

Gibt es besondere Momente oder Begegnungen, an die ihr euch gerne erinnert?

Connie: Es gibt bereits einige besondere Momente. Ein Highlight war der Einsegnungsgottesdienst unserer Pfarrkirche im April 2023, bei dem ich eine Fürbitte in meiner Muttersprache halten durfte. Im Anschluss konnte ich, völlig unkompliziert, ein Selfie mit unserem Bischof Josef Maria machen – ein unvergesslicher Moment! Aber mein absolutes Highlight ist jeweils der Seniorenzmittag – dieser eine Donnerstag im Monat lehrt mir jedes Mal, Dankbarkeit und Hochachtung von unseren geschätzten Gästen. Es sind wunderbare Begegnungen, neue Bekanntschaften mit interessanten Gesprächen, die ich machen darf – ich freue mich jedes Mal.  

Daniela: Mein Vorstellungsgespräch hier und die erste Begegnung mit Connie und Marius [ehemaliger Pfarrer, Anmerkung der Redaktion]. Als ich mir vor diesem Vorstellungsgespräch die Kirche ansehen wollte, sprang mir beim Öffnen des Portals ein handtellergrosses Heupferd auf den ausgestreckten Arm. Diese Begegnung fand ich in diesem Kontext ziemlich speziell, zumal ich im ersten Moment ziemlich erschrocken bin.

Wie erleben ihr den Kontakt mit den Menschen, die ins Pfarramt kommen oder anrufen?

Connie: Die Kontakte sind überwiegend freundlich und dankbar. Sollte jemand mal unzufrieden sein und dies per Telefon oder Mail kundtun, sind wir stets drum bemüht eine zufriedenstellende Lösung zu finden.

Daniela: Die Menschen hier sind kontaktfreudig und begegnen mir seit Beginn mit Offenheit, so dass ich mich als Auswärtige auch ein bisschen wie zu Hause fühlen darf. Oft sind die Menschen auch für Kleinigkeiten dankbar. Den Kontakt mit den Senioren mag ich besonders. Viele von ihnen sind immer gut drauf und zu einem Spässchen aufgelegt.

Wie gelingt die Zusammenarbeit mit dem Seelsorgeteam und den Mitarbeitenden?

Connie: Ziemlich gut würde ich sagen. Wie überall im Leben treffen auch bei uns unterschiedliche Charaktere aufeinander. Doch gerade daraus ergibt sich die Chance, voneinander zu lernen und miteinander zu wachsen. Wir sind ein aufgeschlossenes und hilfsbereites Team.

Daniela: Keine Ahnung – es hängt ja nicht nur von mir ab! Vielleicht in dem ich versuche, bewusst wahrzunehmen? Ich freue mich über die Dinge, die gelingen, auch wenn sie nichts mit mir zu tun haben. Gleichzeitig finde ich es wichtig, Probleme anzusprechen, zu benennen. Reflexion finde ich zentral: Wenn ich meine Rolle im ganzen Gefüge so gut kenne, wie jene der anderen, ist es vielleicht ein erster Schritt zur Wandlung. Baustellen mag ich nicht und wenn diese auf Kosten der Effizienz gehen, kann ich hartnäckig sein.

Welche Rolle spielt Teamarbeit in eurem Arbeitsbereich?

Connie: Die Teamarbeit im Sekretariat ist das A und O. Daniela und ich verstehen uns sehr gut. Uns beiden ist es ein grosses Anliegen, einander stets gut zu informieren, damit unsere Aufgaben reibungslos ablaufen – auch dann, wenn eine von uns einmal nicht im Büro ist. Unser Büro ist klein, was durchaus ein Vorteil ist: unsere Informationswege sind kurz und unkompliziert.

Daniela: Ich wage zu behaupten, wenn wir Sekretärinnen nicht gut zusammenarbeiten, würden es spätestens in einer Woche nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Pfarreiangehörigen merken.

Wie behaltet ihr den Überblick bei der Vielzahl von Veranstaltungen und Terminen?

Connie: Puh, das ist wirklich nicht immer einfach. Man könnte fast meinen, wir arbeiten in einem Eventplanungsbüro. Bald bin ich seit drei Jahren im Pfarreisekretariat tätig. Mit der Zeit pendeln sich die Abläufe ein – besonders die wiederkehrenden Termine. Die Erfahrung wird dabei zu einem verlässlichen Helfer. Die Terminkoordination gehört mitunter zu meinen Lieblingsaufgaben. Dank unseres Termintools – einem Outlook-Kalender mit zahlreichen Erinnerungen – sowie vielen Zetteln auf dem Pult, behalte ich den Überblick.

Daniela: Ich verlasse mich einfach auf meine Kollegin - Connie hat den Überblick 😊. Natürlich ist eine gute Kommunikation das A&O, ebenso das 4-Augen-Prinzip. Wir sind einander auch für gegenseitige Hinweise wie «gäll, du denksch dra…» dankbar.

Was bedeutet es für euch persönlich, in einem römisch-katholischen Pfarramt zu arbeiten?

Connie: Es ist sicherlich ein Ehrenamt. Mir bedeutet es sehr viel für die Menschen auf diese Weise da sein, ihnen einen Dienst im Namen der Kirche zu erweisen. An einem Ort, wo es darum geht für den Mitmenschen da zu sein, sei es vielleicht nur mit tröstenden Worten, einem Händedruck, einer Einladung zum Kaffee und einem Gespräch, einem Lächeln, einer Einladung zum Gottesdienst, dem bevorstehenden Anlass – oder eben ganz banal, die anfallenden Büroarbeiten zu verrichten.

Daniela: Dem Zeitgeist entsprechend bringt es eine gewisse Ambivalenz mit sich, der ich mich stellen muss.

Gibt es etwas im Glauben oder in der kirchlichen Atmosphäre, das euch besonders anspricht oder stärkt?

Connie: Das ist natürlich eine sehr persönliche Frage. Jedoch gerne so viel: ein ruhiger, inniger Moment der Stille in der Marienkapelle lässt auch einen vermeintlich trüben Tag wieder leuchten und Hoffnung schöpfen lassen.

Daniela: Vieles. Vor allem bin ich ein Fan von Ritualen und ich mag Geheimnisse. Ich liebe Weihrauch, die sakrale Kunst und Symbolik und die darin enthaltenen Elemente. Bruder Klaus ist mir wichtig. Die Marienfeste, die Prozessionen, wie wir sie in der Innerschweiz begehen und auch die Kirchengesänge aus meiner Kindheit – da bin ich beheimatet.

Was motiviert euch jeden Tag aufs Neue in eurem Beruf?

Connie: Getragen zu werden vom Heiligen Geist – aber auch die Freude an der Vielfalt der Aufgaben. Nicht zu vergessen, meine Arbeitskollegin Daniela, die mich immer zum Lachen bringt.

Daniela: die Menschen.

Gibt es etwas, das ihr euch für die Zukunft eurer Arbeit oder der Pfarrei wünschen?

Connie: Für die Pfarrei wünsche ich mir, dass sie ein lebendiger Ort bleibt, an dem sich alle Menschen willkommen fühlen. Für meine Arbeit wünsche ich mir, dass sie mir weiterhin Freude bereitet und auch in Zukunft Wertschätzung erfahren darf.

Daniela: Als Mitarbeitende wünsche ich mir, dass wir unser «Zielpublikum» nicht aus den Augen verlieren und uns immer bewusst sind, für wen wir arbeiten dürfen.

Liebe Daniela, liebe Connie, herzlichen Dank für eure wertvolle Arbeit und für das Interview!